Volledige backoffice op één totaalplatform gecentraliseerd

Projectopvolging met behulp van Excel-spreadsheets en werfopvolging met pen, papier en map. Nog heel wat bouwbedrijven houden vast aan intussen voorbijgestreefde administratieve werkmethodes. Zeker voor een groeiend bedrijf kan dit al snel tot inefficiëntie leiden. Hiervoor werd Robaws ontwikkeld, een totaalplatform om de volledige backoffice te centraliseren en op elkaar af te stemmen. “Van calculatie en planning tot projectopvolging, planning, facturatie en nacalculatie”, vertelt Michaël Van Robaeys van Robaws.

“Uit onze ervaring is gebleken dat veel bedrijven vasthouden aan oude methodes. Een werkwijze die vijf jaar geleden misschien heel vlot verliep, kan in een groeiend bedrijf al snel inefficiënt worden en de aandacht nodeloos afleiden van wat echt belangrijk is”, klinkt het. Veel bedrijven maken wel gebruik van een soort planningstool, maar dan nog vaak in de vorm van Excel of via een planbord. En op de werf wordt info nog vaak manueel verwerkt in een fysieke werkmap met daarin de planning, foto’s, benodigde materialen … Dit kost heel wat manuren en bovendien is de kans dat er iets verloren gaat heel reëel.  

“De Robaws administratiesoftware biedt hiervoor de ideale oplossing”, aldus Michaël Van Robaeys. “De software is volledig gespecialiseerd in bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven. Dankzij de gestroomlijnde workflows van Robaws kan de administratie vlotter én eenvoudiger in één online tool. Zowel de voorbereiding, de uitvoering als de (na)calculatie van projecten worden zo volledig geautomatiseerd. Offertes kan je in één klik omzetten in een factuur en je kan er ook ineens een project van maken.”

Voor de registratie van uren en materialen op de werf kan Robaws integreren met Wappy, de digitale werkbon-app die Robaws ontwikkelde. Met Wappy registreer je snel uren en materiaal van op de werf en worden de kosten automatisch toegekend aan het juiste project. Dankzij Wappy krijg je een duidelijk overzicht van gebruikte materialen maar ook van het materieel dat hiervoor gehanteerd werd. Michaël Van Robaeys: “Robaws en Wappy zorgen zo voor een perfect huwelijk. Medewerkers zien op hun smartphone iedere ochtend alle info en taken in een klaar overzicht en met een duidelijke omschrijving en alle praktische gegevens. Bovendien beschikt de software over een ingebouwde GPS-functie en kan je rechtstreeks mailen en bellen vanuit de app. Ook foto’s of eventuele problemen op de werf kunnen via Wappy aan het juiste project toegevoegd worden.”

Robaws merkt nog veel onderbenut potentieel in de bouwsector op het vlak van geautomatiseerde projectopvolging. “Excel-spreadsheets hebben hun waarde, maar zeker ook hun beperkingen. Vooral wanneer het bedrijf groeit en er steeds meer projectmatig gewerkt wordt. We zien een evolutie dat steeds meer bedrijven grijpen naar een tool, naar één bron van waarheid, waar alle nodige informatie inzit. Er zijn ook bedrijven die over een geïmplementeerde oplossing beschikken, maar toch bij ons komen aankloppen omdat Robaws, in combinatie met Wappy, op projectmatig vlak uniek is in de markt. Zelfs buiten de bouwsector halen we steeds meer klanten binnen die heel erg projectgericht werken”, besluit Michaël Van Robaeys.